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Zeitbomben im elektronischen Zeitalter |
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Monday, 16. May 2011 |
Medizinrechtlicher / steuerrechtlicher
Fachbeitrag auf PRAXISBETRIEB,
KLINIK
&
STEUER von STEUERBERATERIN UND DIPLOM-ÖKONOMIN INGRID
KRUSE-LIPPERT, Hannover
Zeitbomben im elektronischen Zeitalter
Liebe Leserin und lieber Leser,
dass für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren und für andere Dokumente von sechs Jahren gilt, dürfte allgemein bekannt sein. Das betrifft auch elektronische Dokumente. In §147 Abs. 6 AO heißt es dazu: „Sind die Unterlagen …… mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.“ Ein Betriebsprüfer wird also bei einer ausgedruckten Email-Rechnung sowie elektronisch erzeugten Kontoauszügen die ursprüngliche Email bzw. den tatsächlichen Kontoauszug sehen wollen. Sind diese Daten nicht mehr vorhanden, kann das zu Bußgeldern oder sogar zu einer Steuerschätzung führen!
Auch eine elektronische Rechnung muss deshalb „aufbewahrt“, also gespeichert werden und zwar zehn Jahre lang. Würden Sie als Praxisinhaber die Rechnung ausdrucken, ablegen und die elektronische Version löschen, ginge die qualifizierte elektronische Signatur verloren. Dies hätte zur Folge, dass keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetztes vorliegt und der Vorsteuerabzug nie hätte geltend gemacht werden dürfen. Im Rahmen einer Außenprüfung würden dann diese Beträge samt Verzinsung vom Finanzamt zurückgefordert. Für diejenigen von Ihnen, die keine umsatzsteuerpflichtigen Leistungen erbringen und somit auch keinen Vorsteuerabzug erhalten, ist die Problematik in diesem Punkt ohne Bedeutung. Ich empfehle Ihnen gleichwohl diese Grundsätze zu beachten, damit für den Fall, dass die Umsatzsteuer bei Ihnen doch an Bedeutung gewinnt, Sie keine weiteren Vorkehrungen treffen müssen.
Aus diesem Grund sollten Sie steuerlich relevante Emails grundsätzlich nicht löschen, sondern im Email-Programm in speziellen Ordnern einsortieren. Legen Sie am besten für Rechnungen, Auftragsbestätigungen und die sonstige Korrespondenz unterschiedliche Ordner an und speichern diese am Jahresende in Archiven. Beim populären Outlook funktioniert das zum Beispiel so: Klicken Sie unter „Datei“ auf „archivieren“, wählen Sie einen Ordner aus und weisen Sie ihm Speicherplatz und Dateinamen zu, zum Beispiel „Rechnungen 2010“. Outlook fasst dann alle Mails in einer persönlichen Ordnerdatei mit der Endung „.pst“ zusammen. Haben Sie alle Ordner archiviert, brennen Sie diese auf CD und nur diese CD händigen Sie dem Betriebsprüfer bzw. uns als Ihrem steuerlichen Berater während einer Betriebsprüfung aus. Für den Fall, dass der Prüfer ausnahmsweise keinen eigenen Laptop mitbringt, sollten Sie ihm einen PC zuweisen, auf dem Outlook im „Urzustand“ - also ohne eine einzige empfangene und gesendete Mail – installiert ist. Der Prüfer kann dann die pst-Dateien von der CD importieren und Sie laufen keine Gefahr, dass der Prüfer „nebenbei“ Ihre Emailkorrespondenz liest.
Auch hinsichtlich des sogenannten Home- oder Onlinebanking-Verfahrens lauern vielfältige Fallstricke. Viele von Ihnen wollen bei Nutzung des sogenannten Home- oder Onlinebanking-Verfahrens gleichzeitig auf die Aufbewahrung der Kontoauszüge in Papierform verzichten. Üblicherweise erhalten Sie als am Homebankingverfahren teilnehmender Bankkunde vom Kreditinstitut einen Kontoauszug in digitaler Form übermittelt. Lediglich mit dem Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs genügen Sie den bestehenden Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO jedoch nicht, da es sich beim elektronisch übermittelten Auszug um das originär digitale Dokument handelt. Dies wiederum bedeutet, dass diese Datei auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren ist. Insofern empfehle ich Ihnen, genau wie zum Thema elektronische Rechnungen oben beschrieben, zu verfahren und diese Kontoauszüge dann am Jahresende auf die Archiv-CD zu brennen. Diese können Sie dann bis zum Ende der Verjährungsfrist aufbewahren.
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KRUSE-LIPPERT STEUERBERATUNG
Ingrid Kruse-Lippert
Steuerberaterin
Diplom-Ökonomin
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Hildesheimer Straße 8
30169 Hannover
Telefon: 0511 - 284 62 0
Telefax: 0511 - 284 62 44
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www.kruse-lippert.de
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