Eine Betriebsprüfung steht an – Umgang mit einem Schreckgespenst!
Sunday, 15. May 2011
Medizinrechtlicher / steuerrechtlicher
Fachbeitrag auf PRAXISBETRIEB,
KLINIK
&
STEUER von STEUERBERATERIN UND DIPLOM-ÖKONOMIN INGRID KRUSE-LIPPERT, Hannover
Eine Betriebsprüfung steht an – Umgang mit einem Schreckgespenst!
Fast jeder hat schon einmal vom Schreckgespenst der Betriebsprüfung gehört, weil Patienten oder Kollegen darüber berichtet haben. Diejenigen, die noch nicht selbst eine Betriebsprüfung in der Praxis erlebt haben, wissen vielleicht gar nicht, was auf sie zukommt und wie sie sich am besten verhalten sollen. Antworten auf diese Fragen und einige Tipps, wie man womöglich eine Betriebsprüfung vermeiden kann, gibt Ingrid Kruse-Lippert, die als Steuerberaterin in Hannover mit einem Beratungsschwerpunkt für Heilberufler tätig ist. Mehr Informationen finden Sie unter www.kruse-lippert.de.
1.
Wieso gerade ich? Gibt es einen besonderen Grund für diese Prüfung? Warum wurde ich ausgewählt?
Jedes Unternehmen wird mehr oder weniger regelmäßig geprüft. Eine lückenlose Überprüfung aller Unternehmer ist jedoch aufgrund der großen Anzahl nicht möglich. Für die Finanzbehörde gibt es drei Auswahlkriterien:
Sie wurden schon besonders lange oder womöglich überhaupt noch nie geprüft
Ihre Prüfung ist aufgrund einer Computerwahl rein zufällig
Sie haben irgendwie die Aufmerksamkeit des Finanzamtes erregt
Die Betriebsprüfungsstellen verstärken derzeit ihren Fokus auf Ärzte, denn Arztpraxen lassen sich nach Auffassung des Finanzamtes leicht prüfen und es werden hohe Mehrsteuern vermutet. Eine Betriebsprüfung wird immer im Vorfeld angekündigt. Entsteht bei dem Prüfer während der Prüfung der Verdacht, dass etwas nicht ganz im Reinen ist, kann dies auch eine Steuerfahndungsprüfung nach sich ziehen.
Eine Steuerfahndungsprüfung kann relativ schnell anstehen, Voraussetzung hierfür ist laut Gesetz lediglich ein sogenannter einfacher Anfangsverdacht. Der Zugriff erfolgt in der Regel überraschend für den Steuerpflichtigen, häufig auch mit einer Intensität, die von vielen als überzogen empfunden wird. Im Falle einer Steuerfahndungsprüfung sollte darauf geachtet werden, was gesagt wird (weniger ist mehr) und in jedem Fall ein Rechtsbeistand zu Rate gezogen werden.
Die Ermittlungsbehörden (also z.B. Steuerfahndung, Polizei) müssen aber die Verhältnismäßigkeit bei einer Durchsuchung beachten, was in der Vergangenheit leider häufig problematisch war.
Ein Indiz, ob das Finanzamt bald eine Prüfung vornehmen wird, befindet sich in der Kopfzeile der letzten Steuerbescheide. Falls die letzten Steuerbescheide ohne ersichtlichen Grund unter dem Vorbehalt der Nachprüfung (§ 164 Abgabenordnung) stehen, ist dies ein Hinweis auf eine bevorstehenden Praxis-Prüfung, die sich in aller Regel auf drei zusammenhängende Jahre bezieht. Der Betriebsprüfer darf drei beliebig zusammenhängende Jahre prüfen, wobei es nicht mehr die letzten drei Jahre sein müssen, für die Steuererklärungen vorliegen. Die bisherige Standardprüfdauer von drei Jahren kann auch verlängert werden. Die Kanzlei des Steuerberaters kommt als Prüfungsort nur noch ausnahmsweise in Betracht.
2.
Welche Besonderheiten führen neben der Praxisgröße insbesondere zu Betriebsprüfungen?
Komplizierte Sachverhalte bei der eingereichten Steuererklärung
Schlechte Prüfbarkeit von Steuerbilanzen oder Einnahmen-Überschuss-Rechnungen an Amtsstelle (z.B. Praxisübernahmen und –aufgaben, Entnahme von Wirtschaftsgütern)
Verdacht auf fehlende Aufrichtigkeit bei der Steuererklärung (z.B. undurchsichtige geschäftliche Transaktionen)
Programmgesteuerte Zufallsauswahl des Finanzamtes
Zusammenhang mit anderen bereits geprüften Unternehmen
Anonyme Anzeigen oder Querverbindungen
Stark schwankende Gewinne (Umsätze dagegen konstant)
Dauerhafte Verluste
Umsatz und Gewinn weichen deutlich von den amtlichen Richtsätzen (= Branchen-Durchschnittssätze) ab.
Es wird Betriebsaufgabe erklärt und der Betrieb hat erhebliches Anlagevermögen
3.
Was weiß der Prüfer bereits über mich?
Manchmal relativ wenig, oft aber mehr als Sie glauben!
Dem Prüfer stehen die abgegebenen Bilanzen und Steuerklärungen zur Verfügung. Vielleicht verfügt er sogar über besondere Informationen, die er anlässlich einer Prüfung bei einem Ihrer Geschäftspartner, von anderen Behörden oder aus Gerichtsakten erhalten hat. Oder haben Sie vor kurzem Ihren Buchhalter entlassen, sich scheiden lassen oder Ihren Nachbarn verärgert?
4.
Wie kann ich mich an sinnvollsten auf die Prüfung vorbereiten? Welches sind meine Rechte und Pflichten?
In einem gemeinsamen Gespräch vor der Prüfung sollten Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater mögliche Diskussions- und Angriffspunkte des Prüfers ausfindig machen und eine Gegenstrategie entwickeln. Sollte es in Ihren Unterlagen Dokumente geben, die verfänglich sind, führen Sie eine gemeinsame Sichtung mit Ihrem Steuerberater durch.
Sie als Steuerpflichtiger haben während der Betriebsprüfung folgende Rechte und Pflichten (Regelung in §§ 193-207 AO):
Verpflichtung zur Mitwirkung
Auskunftspflicht
Vorlage des Buchhaltungsunterlagen der Praxis, Geschäftspapiere und Urkunden (falls steuerlich relevant)
Raum für Prüfer zur Verfügung stellen
Steuerpflichtiger muss die Möglichkeit der detaillierten Darstellung seiner Auffassung zu den Sachverhalt- und Rechtsfragen haben
Anspruch zur Prüfung zu Ungunsten und Gunsten des Steuerpflichtigen
5.
Die Prüfungsanmeldung kommt jetzt gerade besonders ungelegen! (Hochsaison, Erkrankung, Urlaubspläne)
Wenn Sie einen guten Grund für eine Verschiebung haben, wird Ihr Steuerberater eine solche für Sie durchsetzen.
6.
Wird der Prüfer mir und meinen Mitarbeitern während der gesamten Prüfung über die Schulter blicken?
Nein, stellen Sie dem Prüfer eine geeignete Ansprechperson vor, die dann regelmäßig mit dessen Fragen konfrontiert wird. Im Idealfall ist dies Ihr Steuerberater. Seine Einschaltung führt auch dazu, dass Sie mit der Betriebsprüfung wenig belastet werden.
7.
Wie sieht es mit meiner Privatsphäre aus: Darf diese den Prüfer interessieren? Darf der Prüfer meine Privatwohnung aufsuchen?
Normalerweise nicht. Ausnahmsweise jedoch beispielsweise auch dann, wenn Sie in Ihrer Privatwohnung auch ein Arbeitszimmer haben.
8.
Darf er in meine Privatkonten Einsicht nehmen?
Nein, außer auf Ihrem Privatkonto gehen auch betriebliche Zahlungen ein und aus. (Deshalb empfehle ich Ihnen dringend, private und praxisrelevante Zahlungsvorgänge über getrennte Bankkonten abzuwickeln!)
9.
Interessieren den Prüfer vielleicht auch meine privaten Anschaffungen?
Nur dann, wenn Ihr privater Vermögenserwerb (Grund, Haus, Auto) nicht durch Ihre dem Finanzamt erklärten Einkünfte gedeckt ist.
10.
Darf der Prüfer meine Familienangehörigen befragen?
Nein, Ihre engsten Familienangehörigen müssen Fragen des Prüfers nicht beantworten. Ansonsten gilt der Grundsatz, dass jede Person verpflichtet ist, Fragen des Prüfers zu beantworten (z. B. Geschäftspartner).
11.
Darf der Prüfer Einsicht in Unterlagen anderer Behörden und Gerichtsakte nehmen?
Ja, er hat weitgehende Einsichtsmöglichkeiten, die er auch EDV-unterstützt einholen kann.
12.
Auf welche Praxisdaten darf der Prüfer zugreifen?
Berechtigung des Datenzugriff auf die mit DV-System erstellte Buchführung der Praxis (seit 01.01.2002 nach GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Daten). Diesen Part übernimmt Ihr Steuerberater für Sie!
Kein Zugriff auf Patientendaten betreffend Diagnose und Behandlungsmethode des Arztes (lediglich in anonymisierter Form). Meist auch technisch unmöglich soweit Trennung der Finanzbuchhaltung und der Patientendateien in der EDV.
Dem Arzt steht auch in Steuersachen ein Auskunftsverweigerungsrecht zu patientenrelevanten Daten zu. Einsicht der Finanzverwaltung in ärztliche Unterlagen, soweit auf finanzielle Beziehungen zwischen Arzt und Patienten beschränkt.
Auch E-Mails müssen für das Finanzamt aufbewahrt werden, deshalb strikte Trennung von privaten und geschäftlichen E-Mails. Achtung: Versehentlich überlassene Daten dürfen auch verwertet werden!
13.
Worüber wird häufig mit dem Prüfer diskutiert?
Die Diskussionspunkte sind verschieden. Es geht aber oft um folgende Bereiche:
Sind alle Betriebsausgaben auch wirklich Betriebsausgaben?
Fahren Sie wirklich mit Ihrem Praxis-PKW so wenig privat?
Stehen sämtliche Anlagegüter auch wirklich in der Praxis?
Deckt Ihr erklärtes Einkommen Ihre Lebenshaltungskosten?
Abgrenzung der umsatzsteuerfreien von den umsatzsteuerpflichtigen Leistungen.
Bei Betriebsprüfungen in Arztpraxen wird oft der Fokus darauf gelegt, die Umsatzsteuerpflicht ärztlicher Leistungen festzustellen oder zu behaupten. Die alte Auffassung, dass alles, was Ärzte in Ausübung ihres Berufes tun, umsatzsteuerfrei ist, gilt nicht mehr. Bei den ärztlichen Leistungen muss ein therapeutisches Ziel, also die Vorbeugung, Diagnose, Behandlung und Heilung von Krankheiten im Vordergrund stehen, um umsatzsteuerfrei zu sein. Unterstellt das Finanzamt Umsatzsteuerpflicht, hat der Arzt die sog. Feststellungslast. Er unterliegt folglich einer Nachweispflicht über die geltend gemachten steuerbegünstigten Tatbestände. Eine bloße Behauptung eines Sachverhalts ist nicht ausreichend, sondern es muss der konkrete Nachweis erfolgen. Problematisch ist dabei, wie der Nachweis erfolgen kann, ohne die ärztliche Schweigepflicht zu verletzen. Empfehlenswert ist z. B. die Aufbereitung der Patientenkarteien als Doppel. Dies muss in der Form erfolgen, dass die persönlichen Daten so anonymisiert sind, dass sie trotz ansonsten präziser Anamnese, Diagnose und Therapieempfehlung nicht mehr auf den konkreten Patienten hinweisen. Laut GDPdU haben Sie als Praxisinhaber Sorge dafür zu tragen, dass die steuerrelevanten Daten von den anderen abgegrenzt werden und dabei insbesondere auf datenschutzrechtliche und berufsspezifische Aspekte geachtet wird.
14.
Was verbirgt sich hinter dem digitalen Praxis-Check?
Das Zeitalter der elektronischen Datenerfassung hat auch in der Finanzverwaltung Einzug erhalten. Die Betriebsprüfung erfolgt nun auch elektronisch durch den digitalen Praxis-Check. Hierzu wird von der Finanzverwaltung das Softwareprogramm IDEA eingesetzt, das dem Prüfer auf Knopfdruck auffällige Geschäftspraktiken und Buchungsfehler präsentiert. Dies führt zu einer effizienteren Durchsuchung der Daten nach Auffälligkeiten, d.h. was früher eher als Zufallsfund galt, wird in Zukunft sehr wahrscheinlich festgestellt.
Es werden unter anderen auch statistische Methoden angewandt. Die bekanntesten sind das sogenannte „Benford’s Gesetz“ oder der „Chi-Quadrat-Test“. Der Prüfer versucht mit Hilfe dieser Tests auffällige Häufungen von bestimmten Ziffern festzustellen und damit Rückschlüsse auf Manipulation und Steuerbetrug zu ziehen. Im Fokus liegt dabei beispielsweise das Fahrtenbuch.
15.
Worum geht es bei der Schlussbesprechung?
Am Ende einer Betriebsprüfung steht die sogenannte Schlussbesprechung. Dabei kann der Vorgesetzte des Prüfers zusätzlich anwesend sein. In der Schlussbesprechung werden die tatsächlichen Feststellungen und die rechtlichen Folgerungen erörtert. Wie so oft im Leben, bedarf es auch hier manchmal eines Kompromisses.
In der Praxis hat die Schlussbesprechung einen hohen Stellenwert und bedarf nicht nur einer genauen Vorbereitung, sondern erfordert ein hohes fachliches Wissen, taktisches Geschick, rhetorische Qualitäten und Fingerspitzengefühl. Es empfiehlt sich daher, dieses Gespräch keinesfalls ohne Ihren Steuerberater zu führen.
Nach der Schlussbesprechung dauert es noch ca. 1 bis 2 Monate, bis Sie die Bescheide des Finanzamtes erhalten. Für eine eventuelle Nachzahlung haben Sie dann einen weiteren Monat Zeit.
16.
Ist die sich aufgrund der Schlussbesprechung ergebende Nachzahlung unumstößlich?
Nein, sollten die Prüfungsfeststellungen bei Ihnen strittig bleiben, ist die Möglichkeit eines Einspruchs möglich.
17.
Zusammenfassung: Vorbereitung und Verhalten während einer Betriebsprüfung
Interne Kontrolle der Prüfungsfelder zur Abschätzung der Risiken
Vorprüfung der Unterlagen mit dem Steuerberater:
o Sichtung der Steuerunterlagen; Um welche Prüfungsart handelt es sich - Vorprüfung,
Nachprüfung oder endgültiger Steuerbescheid?
o Argumentative Vorbereitung der Schwachpunkte
o Bestimmung einer Auskunftsperson, falls man nicht selbst Auskunft erteilen will -
andere Mitarbeiter sollten dem Prüfer keine Auskünfte geben
o Überprüfung in strafrechtlicher Hinsicht - falls nötig, Erwägung einer Selbstanzeige
zwecks Strafbefreiung (nicht mehr möglich, wenn Prüfer vor Ort ist)
Prüfungsklima: Vermeidung von Emotionen, Kooperation in Sachfragen
Zuweisung eines Arbeitsplatzes für den Prüfer, falls nicht beim Steuerberater oder im Finanzamt
Keine Beeinflussung des Prüfers durch besondere Aufmerksamkeit; Getränke dürfen angeboten werden
Einführungsgespräch mit dem Steuerberater und dem Prüfer zur Klärung des zeitlichen Ablaufs und möglicher Prüfungsschwerpunkte, Darstellung der derzeitigen Situation der Praxis, Vereinbarung „organisatorischer“ Regeln
Benennung einer Auskunftsperson in der Praxis; Vorsicht: Nach §8 Abs. 2 BpO ist folgendes zu beachten: „Der Betriebsprüfer darf im Rahmen seiner Ermittlungsbefugnisse unter den Voraussetzungen des § 200 Abs. 1 Sätze 3 und 4 AO auch Betriebsangehörige um Auskunft ersuchen, die nicht als Auskunftspersonen benannt worden sind“.
Ausgabe genau bezeichneter Einzelunterlagen und -belege an den Prüfer besser als Gesamtübergabe aller Unterlagen
Aushändigen der Unterlagen durch Auskunftsperson besser als Entnahme durch den Prüfer
Auskunftsperson darf die notwendigen Kopien von Unterlagen für den Prüfer machen (falls das so ist, Duplikat auch für Sie selbst - so kann nachvollzogen werden, worauf der Prüfer ein Augenmerk richtet)
Vereinbarung mit dem Prüfer, möglichst frühzeitig bei Beanstandungen zu unterrichten
Vermeidung von Spontanreaktionen auf Beanstandungen des Prüfers; Verweisung auf spätere Stellungnahme
